Wie du dich produktiver fühlst und endlich deine Ziele erreichst

Große Ziele, kleine Wirkung? Warum du dich so unproduktiv fühlst und wie du es ändern kannst.

Hallo Planer, scheiterst du auch so oft an deinen großen Zielen? Wenn ja, geht es dir wie mir. Seit Monaten bemerke ich, wie ich immer wieder hinter meinen eigenen Erwartungen zurückbleibe und das ist frustrierend. Dadurch fühle ich mich schlecht und türme einen immer größeren Berg an Schulden bei mir selbst vor mir auf. Aber damit ist jetzt Schluss.

Wir werden heute über Produktivität, Projektmanagement und Erwartungsmanagement sprechen. Mit diesen drei eng vernetzten Themen machen wir uns bewusst, was wir wollen, was wir leisten können und wie wir es erreichen. Klingt einfach? Ist es auch.

Bislang fiel es mir unheimlich schwer, den Aufwand, den ein Projekt mir machen wird, realistisch einzuschätzen. Deshalb habe ich ein nun ein System für mich entwickelt, das es mir hilft, diesen Schritt zu vereinfachen und meine Produktivität durch mehr Transparenz und Fokus zu steigern. Wenn das nach etwas klingt, das dich voranbringen könnte, dann lies weiter…

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Den Ansatz für diese Methode habe ich mir aus der agilen Projektwelt geliehen und für meine Zwecke umgewidmet. Wenn du SCRUM, Kanban und Co. kennst, wird dir wahrscheinlich einiges bekannt vorkommen, aber dass du es kennst heißt ja nicht, dass es nicht funktioniert.

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Wie habe ich angefangen und wie kannst auch du mit der Methode starten?

Es war einmal ein Monat, in dem ich mir mal wieder so viele Sachen vorgenommen hatte. Nicht nur, dass ich gerade eine 25-teilige Serie mit über 1 Mio. Wörtern schreibe, nein, auch der Blog will gefüttert werden, da ist Social Media, außerdem müssen zwei Bücher als Print kommen, die ich fest eingeplant habe und nicht zu vergessen das Merchandise für die Buchboxen will gemacht, gestaltet und bestellt werden.

Mir wurde mehr und mehr klar, dass ich unmöglich alles schaffen kann, was ich mir für einen beliebig großen Zeitraum vorgenommen habe. Und weißt du auch wieso?

Weil ich dazu tendiere, meinen Aufwand unrealistisch zu bewerten. Mit dieser unrealistischen Bewertung sehe ich nicht, wie viel ich leiste und glaube, ich schaffe gar nichts. Ich schreibe mir nämlich nur die dicken Stückchen Arbeit wirklich als Ziel auf und mache alles andere so nebenher. Aber ich möchte doch so gerne auch Erfolge feiern können, Aufgaben abhaken und so…

Die Lösung für dieses Problem?

1. Identifiziere deine Ziele

Konzentration auf meine Ziele. Während Autorin Sara Cannon vom YouTube Kanal Heart Breathings sich drei große Ziele für ein Quartal vornimmt (Ich spiele hier auf ihr Kanban-Board an. Schaut euch ruhig mal eins der Videos dazu an.) und diese großen Ziele dann in Aufgaben zerlegt, habe ich mir zwei Zielgebiete erlaubt, bei dem eins Arbeit ist und das andere der Erholung dient. Das erste Zielgebiet erkläre ich dir gleich näher. Das zweite folgt unter Punkt 7.

Meine erste Planung habe ich auf Monatsebene für den halben Oktober angelegt, der noch vor mir liegt. Ein System, mit dem ich nicht sofort beginnen kann, ist für mich sinnlos. Ich habe die Aufmerksamkeitsspanne einer Eintagsfliege. Es muss sofort gehen. Und das tut es auch.

So habe ich also den Oktober zum Probemonat erklärt und mir überlegt, was mein großes Ziel als Autorin für diesen Monat sein soll. Das war gar nicht so schwer. Ich will nämlich einen Haufen Bücher fertigbekommen, die in unterschiedlichen Stufen des Entstehungsprozesses sind, die meinen „Body of Work“ vergrößern werden. Das ist mein Ziel auch für den Oktober – dabei ist es gar nicht entscheidend, ob ich nun in diesem Monat ein Buch auf den Markt bringe oder nicht.

Dazu passend habe ich mir all meine „Aufgaben“ aufgeschrieben:

• Buchsatz für Sündenfeuer erstellen
• Buchsatz für Böser Geist erstellen
• Rohversion HFM 0.5 schreiben
• 2. Überarbeitung HFM 1
• 1. Überarbeitung HFM 2
• Rohversion HFM 3 schreiben

Das war meine Liste nach der erste kurzen Überlegung, aber erinnerst du dich? Ich neige dazu, nur die großen Dinge aufzuschreiben und die kleinen zu vergessen.

Damit die Buchboxen zu Moorkamps Fällen im November verschickt werden können (wofür ich ja auch den Buchsatz der beiden Bücher eingeplant habe), müssen noch weitere Sachen gemacht werden. Also habe ich die Liste um 4 Punkte verlängert.

• Bestellung Sündenfeuer
• Bestellung Böser Geist
• Design Merchandise
• Bestellung Merchandise

Ich könnte noch ein Dutzend weiterer kleiner Aufgaben aufschreiben, Instagram-Posts, Facebook, Pinterest, Newsletter, Blogposts, Produkte in den Webshop stellen etc. Sicher muss ich dafür demnächst auch etwas aufschreiben, aber diesen Monat habe ich das von meiner Aufgabenliste bewusst gestrichen, weil es nicht zu meinem Ziel passt. Diesen Monat sind meine Bücher dran.

Das heißt aber auch, dass ich gerade inkonsequent bin, weil ich diesen Blogpost schreibe. Aber immerhin ist es mir bewusst. Social Media bleibt diesen Monat etwas runtergefahren und ich setze mir dort auch keine Ziele, wie mehr Follower gewinnen oder ähnliches.

2. Bewerte deine Aufgaben realistisch (Storypoints)

Jetzt kommen wir zu dem Punkt, der ein bisschen knifflig war.

Sechs Bücher in unterschiedlichen Stadien der Fertigstellung stehen auf meiner Liste. Wie kann ich die unterschiedlichen Aufgaben, die mit diesen Büchern in Verbindung stehen, auf eine Weise bewerten, die alles ein wenig vergleichbarer macht?

Die Antwort fand ich in Storypoints – eine Bewertungsmethode aus dem agilen Projektmanagement (genauer aus SCRUM). Ich habe diesen Aufgaben auf meinem Zettel also im nächsten Schritt Punkte zugeordnet, die die Arbeit, die zu leisten ist, um die Aufgabe zu erfüllen, messen. Dafür brauchte ich zunächst eine Idee für einen Maßstab.

Ich kürze diesen Prozessschritt mal ab und verrate dir meine Lösung:

Ich bewerte jeweils

• 250 geschriebene Wörter
• 1000 überarbeitete Wörter (1. Überarbeitung)
• 2000 überarbeitete Wörter (2. Überarbeitung)
• 3250 gesetzte Wörter

mit einem Punkt.

Das ist meine ganz persönliche Gewichtung. Gemessen habe ich es an dem, was ich in 15-20 Minuten schaffen kann. Diese Bewertung kann sich Monat für Monat ändern, falls ich irgendwo schneller werde (weil ich ein neues Tool finde, mich verbessere oder meine Einschätzung einfach genauer wird). Genauso kann der Wert natürlich auch steigen, wenn ich merke, dass ich eine Aufgabe einfach nicht in der Zeit schaffe, die ich dazu eingeplant habe.

Überhaupt ist alles an meinem System vollkommen variabel und anpassbar.

Dann habe ich noch den Aufwand für die zusätzlichen vier Aufgaben abgeschätzt und angenommen, ich bräuchte etwa eine Stunde pro Bestellung und zwei Stunden für das Design.

Meine Punkte habe ich Arbeitspunkte genannt, um sie von den „anderen Punkten“ zu unterscheiden, die nachher noch kommen.

So habe ich die Gesamtzahl der noch zu leistenden Arbeitspunkte ausgerechnet, die zur Erledigung der Aufgaben aufzuwenden sind. Ich kam für den halben Oktober auf einen Wert von 245 Arbeitspunkten. Okay. So weit, so gut.

Der Elefant ist nun in Scheiben zerlegt. In 245 essbare Scheiben.

3. Priorisiere deine Aufgaben

Ich kenne nun meinen Backlog, wie man im agilen Projektmanagement sagen würde. Das sind alle Aufgaben, die zur Erledigung anstehen. Sie sind alle bewertet und vergleichbar. Kommen wir nun zum Backlog Refinement. Bevor wir in unseren Sprint (den Arbeitszeitraum, in dem wir nicht mehr hinterfragen, was genau zu tun ist) starten, müssen wir unsere Aufgaben priorisieren.

Was muss unbedingt bereits vor Monatsende erledigt sein? Das bekommt bei mir die 1.

Was muss zum Monatsende erledigt sein? Das bekommt die 2.

Was muss nicht unbedingt bis Monatsende erledigt sein und kann auch noch im nächsten Monat erledigt werden? Das bekommt die 3.

Der Rest bekommt die 4.

Du kannst für dich noch feiner gliedern, aber wenn du auch dazu neigst, dir viel zu viel auf den Teller zu häufen, empfehle ich, dass du maximal 20% deiner Arbeitspunkte mit der 1 gewichtest und dann die Anteile zur niedrigsten Priorisierung ansteigen lässt. 38 meiner 245 Punkte haben die Priorität 1 bekommen. 47 weitere die 2. 40 die 3 und 120 die 4.

4. Setze dir ein realistisches Ziel

Du hast jetzt deine Aufgaben realistisch bewertet, nun solltest du auch deine Ressourcen genauso realistisch einschätzen. Wie viele Arbeitspunkte kannst du pro Tag/Woche erledigen?

Wenn du jetzt am liebsten deine zu erledigenden Arbeitspunkte durch die Anzahl der Arbeitstage teilen möchtest, bist du mir nicht ganz unähnlich. Aber glaube mir – DAS ist keine realistische Einschätzung und das hier ist kein Projektplan, bei dem du das vorgegebene Ziel erreichen MUSST.

Also – Hand aufs Herz. Was kannst du wirklich an einem normalen Tag schaffen und wie viele dieser normalen Tage hat dein gewählter Zeitraum? Was ist mit den unnormalen Tagen? Schaffst du da mehr oder weniger?

Ich habe für mich geschätzt, dass ich 5 Arbeitspunkte (AP) pro Tag bewältigen kann, und ich will nur an 6 Tagen pro Woche arbeiten – irgendwas ist schließlich immer. Das entspricht 30 AP pro Woche. Dabei habe ich mich nicht am Optimum orientiert, sondern mir meine Tage angesehen und versucht eine realistische Zielgröße zu finden. Es gibt Tage, an denen ich 10 Punkte oder mehr schaffen kann. Das sind die guten Tage, an denen ich neben dem Arbeitsalltag noch mehr bewältigt bekomme. Dann gibt es wieder Tage, an denen ich fast nichts schaffe, aber HEY, ein AP ist auch ein AP, oder?

Mit dem Rest des Monats, der mir zum Start noch zur Verfügung steht, könnte ich also 85 AP bewältigen. FÜNFUNDACHTZIG nicht ZWEIHUNDERTFÜNFUNDVIERZIG.

5. Aufgaben und Ressourcen abgleichen

245 AP sind zu erledigen. 85 AP habe ich. Nur um es uns mal auf der Zunge zergehen zu lassen – ich habe mir tatsächlich 3 Mal so viel vorgenommen wie ich Zeit habe… Völlig bescheuert und realitätsfern! Und das mache ich jeden Monat und frage mich, warum ich mir so unproduktiv vorkomme. Den Rest, den ich mache (hier nochmal schöne Grüße an Social Media und Co.), noch immer nicht eingerechnet.

Wie viel von meinen Aufgaben am Ende des Monats nun noch übrig bleibt, weiß ich schon vorher. Ich schaffe meine Prio 1 und wenn ich mich anstrenge auch meine Prio 2. Das ist das, was muss. Der Rest wäre nun Bonus.

Das heißt aber auch, dass ich nun meine Aufgaben auch gemäß ihrer Prioritäten erledigen muss, sonst schaffe ich es nicht, die Aufgabe fristgerecht zu erledigen. Die Aufgaben mit der 1 sind nun sofort anzugehen, egal, wie viel lieber ich etwas anderes tun würde. (Tschüß, Social Media… Du stehst nicht mal auf der Liste.)

6. Beobachte und lerne

Diese Transparenz hilft mir schon enorm weiter. Ich kann jetzt sehen WIE unrealistisch meine Pläne waren und daran arbeiten, meine Pläne und Ressourcen in ein gesünderes Verhältnis zueinander zu stellen. Ich habe die Chance mehr über mich und meine Arbeitsweise zu lernen und meinen Fortschritt zu messen.

Nun trage ich täglich in eine Tabelle ein, wie viele Arbeitspunkte ich abgeleistet habe und welche Aufgaben dahinter standen. Dafür habe ich mir eine Übersicht in meinem Bullet Journal angelegt, aber jeder Zettel oder jede Notizapp tut es auch. Du brauchst also nun kein Bullet Journal, nur weil ich meine Planung und Beobachtung darin angelegt habe.

Die ersten Schritte haben mir schon richtig gut geholfen, mich zu strukturieren und es hat mich zusätzlich angespornt, denn die 80 AP möchte ich natürlich mindestens schaffen. An den ersten zwei Tagen habe ich 9 bzw. 10 AP weggearbeitet. Ich war also sehr erfolgreich. Eine Erkenntnis, die mir sonst vollkommen entgangen wäre, weil der Buchsatz für das erste Buch immer noch nicht fertig ist und auch sonst noch NICHTS abgeschlossen wurde. Trotzdem weiß ich jetzt, dass 19 AP weniger zu erledigen sind.

7. Arbeitspunkte sind nicht alles

Dieser siebte Schritt ist enorm wichtig und wird viel zu oft unterschätzt.

Im letzten Schritt möchte ich, dass du dir aufschreibst, was dir gut tut und deine Arbeitsfähigkeit kurz-, mittel- und langfristig erhält und verbessert. Denke an die Aspekte Gesundheit, Entspannung und Erleben.

Auf meiner persönlichen Liste stehen Dinge wie Bewegung, Trinken, gesundes Essen, Familienzeit, Meditation, Lesen, Spielen. Alles in handliche Größe geschnitten, sodass ich am Ende des Tages sagen kann, ob ich einen Punkt zu meiner Zufriedenheit erledigt habe oder nicht.

Wie viele Dinge dir einfallen und wie viele Dinge du dir davon täglich vornimmst, liegt ganz bei dir. Aber es ist wichtig, dass du diese Dinge auch im Auge behältst, damit du bei der Arbeit nicht ausbrennst. Es gibt nun einmal Dinge im Leben, die sind wichtiger als das erreichen kurzfristiger Ziele, wie die Veröffentlichung eines Buches am Tag X. Ob du gesund bist, deine Familie dich noch erkennt und du voller Energie steckst ist entscheidender als eine Verschiebung der Veröffentlichung um eine Woche oder einen Monat.

Ich erreiche zur Zeit rund 3 Energiepunkte pro Tag und ich weiß, es sollte mehr sein, aber diesen Monat werde ich diesen Aspekt ohne Ziel einfach beobachten. Wahrscheinlich werde ich bemerken, dass mich mehr Energiepunkte auch produktiver machen. Vielleicht am gleichen Tag, vielleicht am nächsten… das weiß ich noch nicht, aber ich werde es herausfinden.

Hast du Lust, mich in diesem Thema zu begleiten?
Soll ich dir meine monatliche Planung regelmäßig hier vorstellen und dir erzählen, wie ich das System weiter entwickle?
Schreib mir gerne deine Gedanken zu diesem Thema in die Kommentare.

Hier geht es mit meinen ersten Erfahrungen aus dem Experiment weiter.