Allgemein

7 wichtige Schritte zu mehr Produktivität in deinem Alltag

Seit Mitte Oktober verfolge ich einen neuen Ansatz, um meine Produktivität zu steigern. Mein System beinhaltet eine klare Zielsetzung, eine Auflistung meiner Aufgaben und die Bewertung der Aufgaben mit angemessenem Zeitbudget. Wie das genau funktioniert, kannst du in Wie du dich produktiver fühlst und endlich deine Ziele erreichst nachlesen.

Wie ich auf diese Idee kam ist einfach – Not. Ich muss in den nächsten Monaten eine hohe Produktivität an den Tag legen, um meine Ziele zu erreichen. 7 Bücher in 6 Monaten zu veröffentlichen ist definitiv kein Kinderspiel, wenn man sich ständig verzettelt.

Heute möchte ich für dich meine wichtigsten Lektionen zusammenfassen, damit auch du daraus lernen kannst.

Welche 7 Schritte waren für mich in den letzten Wochen also die wichtigsten auf dem Weg zu mehr Produktivität

Es ist im Grunde ganz einfach, doch oft hapert es schon am Ansatz. Es ist nicht das TUN, sondern die Vorbereitung.

  • Eliminiere Ablenkungen
  • Identifiziere die Aufgaben, die dich wirklich voran bringen
  • Lass dich nicht von Nebenprojekten blockieren
  • Setze dir erreichbare Ziele
  • Schneide deine Aufgaben in kleine Stückchen
  • Schaffe Transparenz über das, was wirklich getan werden muss
  • Schätze den Arbeitsaufwand möglichst genau ein

Okay, das wird doch ganz schön viel. Aber ich möchte dir auch ein bisschen mehr zu jedem einzelnen Punkt erzählen, damit du eine Chance hast, meine Lektionen nachzuvollziehen.

Wie du deine Produktivität in 7 Schritten steigerst

Eliminiere Ablenkungen

Wie bei so vielen anderen Menschen, lasse ich mich viel zu leicht ablenken und finde mich dann statt zu arbeiten mit dem Handy in der Hand auf Facebook wieder. Immer wieder. Kein Wunder, dass ich so längst nicht so viel schaffe, wie ich mir vornehme.

Im ersten Schritt habe ich deshalb meinen Hauptzeitfresser von meinem Handy gelöscht. Das tut nicht weh und lässt sich jederzeit rückgängig machen. Inzwischen habe ich die App wieder drauf, aber ich spiele mit dem Gedanken mir eine App zu besorgen, die den Zugriff in bestimmten Zeiten sperrt. So dass ich dann in meinen Arbeitszeitfenstern nicht wieder versehentlich auf Facebook und Co. lande.

Identifiziere die Aufgaben, die dich wirklich voranbringen

Ich habe echt viele Sachen gemacht, die mich nicht zu meinem Ziel geführt haben, die aber dennoch große Stücke der mir zur Verfügung stehenden Zeit aufgesaugt haben. Deshalb habe ich gleich zu Beginn ein Ziel festgelegt, auf das ich hin arbeiten will und nur Aufgaben zugelassen, die diesem Ziel gedient haben. Nach einigen Wochen habe ich gemerkt, dass es ein paar Sachen gibt, die ich trotzdem machen MUSS. Buchhaltung zum Beispiel. Darum komme ich nicht herum, egal was ich mache.

Wenn ich es sowieso machen muss, kann ich es auch einplanen. Aber ich konnte mich mit dieser Zielfestlegung schon vor einigen Aufgaben bewahren, die wertvolle Arbeitszeit eingenommen hätten.

Lass dich nicht von Nebenprojekten blockieren

In Woche 2 meines Produktivitätsprojekts kam ich auf die tolle Idee, noch schnell eine Moorkamp Halloweengeschichte zu schreiben. An sich ist gegen diese Idee nichts zu sagen… Außer dass es viel zu spät war, um diese Kurzgeschichte zu konzipieren, zu schreiben und in der entsprechenden Qualität zu veröffentlichen. Hach und ein Cover hätte sie auch noch gebraucht und wahrscheinlich hätte ich auch irgendwem davon erzählen müssen… nachdem ich ein paar Stunden in das Konzept versenkt hatte, fiel mir auf, dass dies eins dieser Nebenprojekte ist, die mich davon abhalten, meine größeren Ziele zu erreichen. Das heißt nicht, dass ich nie eine Halloweengeschichte um Emi Moorkamp schreiben werde. Das wäre sicher cool, aber es war nicht die richtige Zeit dafür. Und nein, ich werde auch nicht bei der Weihnachtsausschreibung mitmachen, die mich neulich spontan angesprochen hat – weil ich etwas anderes zu tun habe, für das ich all meine Arbeitszeit brauche.

Also obwohl das Nebenprojekt vielleicht meinem großen Oberziel gedient hätte – schließlich ist das Schreiben von Geschichten Hauptzweck des Autorendaseins, oder? – kann ich im Rahmen meiner derzeitigen Releaseplanung dieses Nebenprojekt nicht unterbringen. Sieben Releases in 6 Monaten erfordern eben eine gewisse Konzentration auf das Wesentliche.

Setze dir erreichbare Ziele

Uh, daily struggle für mich…

Am Anfang habe ich mir ein Volumen von 8 Arbeitswochen in zwei gequetscht – Scheitern vorprogrammiert. Also musste ich priorisieren. Ich habe meine Aufgaben in Prioritäten von 1 bis 4/5 eingeteilt. Wichtig dabei: Prio 1 ist die Spitze des Eisberges und darunter werden die Stücke immer größer. Da ich mir viel zu viel vorgenommen habe, war klar, dass ich Prio 5 auf keinen Fall schaffe. Auch Prio 4 schleppe ich regelmäßig mit in den neuen Planungszeitraum. Aber meine Prio 1 habe ich meist in kurzer Zeit abgearbeitet und meine Prio 2 schaffe ich auch. Von Prio 3 schaffe ich große Teile und manchmal kann ich ein bisschen was von Prio 4 anfangen.

Wenn ich dann gelernt habe, meine Ziele kleiner zu setzen, sehe ich Chancen, dass ich auch mal meine Prio 4 leer arbeiten kann.

Mein Schlüssel zum Erfolg:

Ich habe meinen Aufgaben Arbeitspunkte zugeteilt, die einigermaßen vergleichbar sind. Also 3 Arbeitspunkte sind 3 Arbeitspunkte, egal ob es um das Schreiben geht oder um administrative Aufgaben. Jeder Arbeitspunkt sollte mich unter normalen Umständen 15-20 Minuten kosten – also kleinteilige Einteilungen, sodass eine angefangene Aufgabe sich auch fix abhaken lässt.

Mit den vergleichbaren Arbeitspunkten, kann ich meine Möglichkeiten (verfügbare Zeit) mit meinen Zielen (abzuarbeitende Arbeitspunkte) abgleichen und stelle fest, wie viel zu viel ich mir vorgenommen habe und entsprechende Anpassungen umsetzen. Ich sehe relativ schnell, welche Aufgaben zu viel auf meinem Zettel stehen (große Aufgabenblöcke mit niedriger Priorität).

Wenn ich meinen Plan dahingehend korrigiere, mache ich meine Ziele erreichbarer und erlaube mir, erfolgreich zu sein.

Schneide deine Aufgaben in kleine Stücke

Das habe ich ja gerade schon angeschnitten. Ich habe meine Aufgaben in Arbeitspunkte zerlegt, die sich einzeln abarbeiten lassen. Für meinen Anwendungsfall lassen sich beispielsweise 250 Wörter eines neuen Romans isoliert abarbeiten und bringen einen Projektfortschritt.

Schwieriger zu zerschneiden sind Aufgaben, die einen zeitlich abgestimmten Workflow erfordern – Kekse backen. Der Teig muss vorbereitet werden, eine bestimmte Zeit ruhen, dann zügig vollständig verarbeitet werden und dann eine ganz bestimmte Zeit backen. Diese Aufgaben lassen sich nur beschränkt separieren, weil das Gesamtergebnis eben auch vom Timing anhängt.

Vorbereitung ist aber dennoch ein Arbeitsschritt, den du separat aufführen könntest. Die Küche aufräumen, damit du Platz zum Backen hast, kannst du entweder am Vorabend machen oder am Morgen. Einkäufe kannst du auch getrennt behandeln. In meinem Beispiel würde ich dann die Kekse nach den einzelnen Rezepten zerlegen. Wenn du drei verschiedene Sorten backen willst, musst du das vielleicht nicht alles auf einmal machen. Die ersten Kekse backst du am Samstag und die nächsten an Sonntag – meist ist das kein Problem.

Allerdings solltest du auch berücksichtigen, dass manchmal das Trennen der Aufgaben zu mehr Aufwand führt, als wenn du sie gemeinsam bearbeitest. In meinem Fall war das beispielsweise das „In Druck Geben zweier Bücher bei einer Druckerei“ – der Arbeitsaufwand war für beide Bücher gemeinsam fast genauso groß wie für jedes Buch einzeln. Also habe ich es gemeinsam erledigt. Vielleicht ist das bei den Keksen ähnlich, weil du Wartezeiten für die anderen Rezepte nutzen kannst und das Vorheizen des Backofens nur einmalig anfällt etc.

Hier musst du also deine Prozesse einmal selbst unter die Lupe nehmen.

Schaffe Transparenz über das, was wirklich getan werden muss

Noch so ein Punkt, den ich schon an Rande angekratzt habe. Es gibt Aufgaben, die dir vielleicht im Alltag gar nicht so sehr auffallen, die aber trotzdem gemacht werden müssen und die deinen Workflow beeinträchtigen.

Was ich anfangs nicht berücksichtigt habe, war das ich Bestellungen aus meinem Webshop auch abarbeiten muss. Ich muss in mein Lager gehen, die Produkte zusammensammeln, einen Versandkarton falten, das Buch signieren, den Karton beschriften und dann muss ich noch Zeit einplanen, zur Post zu fahren. Das macht sich nicht von selbst und während ich das mache, kann ich nicht schreiben oder etwas anderes tun.

Ich habe auch nicht berücksichtigt, dass ich jeden Monat Rechnungen schreiben muss. Das kostet mich natürlich auch Zeit.

Außerdem gern vergessen:

Der Upload von Büchern auf die Plattformen, Anpassungen von bestehenden Büchern etc. all das kostet Zeit, die ich mit berücksichtigen muss. Blogposts oder Aktualisierungen auf der Webseite oder im Shop. Vorbereitung von Bildmaterial für Social Media Posts etc…

Nach 6 Wochen habe ich nun einigermaßen verstanden, welche Aufgaben ich mit schöner Regelmäßigkeit übersehe.

Schätze den Arbeitsaufwand möglichst genau ein

Oh, was habe ich mich verschätzt!

In beide Richtungen. Aber ich lerne aus meinen Selbstbeobachtungen. Manche Aufgaben brauchen doch mehr Zeit als gedacht, andere erledigen sich überraschend schnell. Ich korrigiere deshalb meine Zeitansätze im Prozess, damit ich es beim nächsten Mal besser weiß.

Beim Buchsatz musste ich meine Zeitansätze nach oben korrigieren, bei der zweiten Überarbeitung eines Buches nach unten.


Das nächste Update zu meiner persönlichen Produktivität erwartet dich voraussichtlich zum Jahreswechsel. Ich finde das Experiment weiterhin extrem spannend und dokumentiere fleißig, wie ich vorankomme. Seit ich das System eingeführt habe, bin ich auf jeden Fall viel produktiver als zuvor und verliere mich nicht mehr so sehr in Nebensächlichkeiten.

Ich freue mich über deinen Kommentar.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.